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Virtuelle Zentralregistratur im Rathaus!

Im Schramberger Rathaus ist im vergangenen Jahr eine riesige Zentralregistratur entstanden. Rund 90.000 Dokumente sind bereits darin abgelegt. Das Ganze ging allerdings gänzlich ohne Baumaßnahmen ab. Die neue Registratur der Stadt ist nämlich virtuell. Zusammen mit dem Rechenzentrum Reutlingen-Ulm und der Firma Optimal Systems hat die Stadt Schramberg einen umfassenden Ansatz für ein Dokumentenmanagementsystem entwickelt, das über die Landesgrenzen hinaus Interesse geweckt hat.

Zwanzig Seiten pro Minute erfasst der Scanner bei der Schramberger Stadtkasse, wo die Rechnungsbelege der Stadtverwaltung zusammen laufen. Früher wurden die Belege nach Haushaltsstelle in einer Kompaktanlage abgeheftet. Neuerdings werden die Belege virtuell registriert. Die Sortierung und die Ablage im virtuellen Schrank entfällt. Diese Arbeit übernimmt neuerdings das Dokumentenmanagementsystem der Stadtverwaltung. Neben der Zeitersparnis bei der Ablage sieht Kassenleiter Gerhard Hettich vor allem Vorteile beim Zugriff. Zum einen können Rechnungsbelege im virtuellen Schrank einfacher und viel schneller gefunden werden. Zum anderen kann jeder, der dazu berechtigt ist, auf den einmal erfassten Beleg von seinem Arbeitsplatz aus zugreifen. Das Dokumentenmanagementsystem bietet zudem auch neue Auswertungsmöglichkeiten.

Neu an dem in Schramberg eingesetzten System ist nach Aussage von Projektleiter Christian Huhn der ganzheitliche Ansatz. Mit demselben System werden nämlich in unterschiedlichen virtuellen Schränken nach eigenen Ordnungskriterien nicht nur Rechnungsbelege sondern auch Sozialhilfeakten, Steuerakten, allgemeine Akten, Gewerbeakten und anderes abgelegt. Es gebe Städte, so Huhn, die in Teilbereichen bereits viel früher ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt hätten. Allerdings habe man in Schramberg Wert drauf gelegt, ein einheitliches System für alle Aufga-benstellungen einzusetzen. Dies habe den Vorteil, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur mit einem System auseinander zu setzen hätten und nicht für jeden Aufgabenbereich mit einem anderen. Vor allem habe dieser Ansatz den Vorteil, dass innerhalb des Systems beliebig Vernetzungen möglich seien. So könne man beispielsweise innerhalb des Systems in einer Sachakte einen Verweis auf einen Rechnungsbeleg anbringen, der im „Kassenschrank“ abgelegt sei. Dies erspare mehrfa-che Erfassung von Dokumenten.

Im Gegensatz zu anderen Städten habe man in Schramberg den Ansatz verfolgt, dass alle Fachbereiche der Stadtverwaltung das Dokumentenmanagementsystem einsetzen. Nachdem die Technik eingerichtet war, die Erfordernisse der einzelnen Abteilungen im System abgebildet waren und nachdem auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult waren, hat Oberbürgermeister Dr. Zinell die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems für verbindlich erklärt. Damit ist jedoch das Projekt bei weitem noch nicht abgeschlossen. Eine Projektgruppe der Stadtverwaltung arbei-tet daran, Regelungen zu treffen, wie mit Hilfe des Dokumenten-managementsystems weitere Arbeitsvereinfachungen zu erreichen sind. Eine Herkulesaufgabe steht noch mit der Einrichtung eines virtuelles Bildarchivs an. Weiter möchte man mittelfristig auch mit Hilfe des Dokumentenmanagements Geschäftsprozesse weiter optimieren.

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