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Dokumentenmanagement - Großes Interesse beim Informationstag in Schramberg

Richtig eng wurde es am vergangenen Mittwoch im Ratssaal des Schramberger Rathauses. Mehr als 50 Vertreter von Kommunen nutzten die Gelegenheit, um sich bei einer Informations-veranstaltung des Rechenzentrums Reutlingen-Ulm und der Stadt Schramberg über das Thema Dokumentenmanagementsystem zu informieren. Die Schramberger Stadtverwaltung hat als Pilotanwender zusammen mit dem Rechenzentrum und der Firma Optimal Systems ein System der virtuellen Aktenführung ent-worfen. Das Neue an diesem System ist der Ansatz, dass Anforderungen aus allen Bereichen einer Kommunalverwaltung mit einem einzigen System und einer einheitlichen Benutzeroberfläche abgedeckt werden können.

Mit wenigen Klicks legt Christian Huhn, der IT-Systembetreuer der Stadtverwaltung, in Sekundenschnelle einen virtuellen Ordner samt Beschriftungen und Registern an. Ein Vorgang, der bei einem realen Aktenordner vermutlich mindestens fünf Minuten in Anspruch genommen hätte. Zunehmend müssen die Mitarbeiter der Stadtverwaltung aber künftig gar keine virtuellen Ordner mehr anlegen, weil sie schlicht in der virtuellen Zentralregistratur schon da sind und nicht überquellen, wenn der gedachte Papierstapel denn höher wird als 10 Zentimeter. Abgelegt werden in diesen Ordnern dann unterschiedlichste Formen der Information. Neben eingescanntem Schriftverkehr findet man Office-Dokumente,
E-Mails, Gesprächsnotizen, aber auch Video- und Tonaufnahmen.

Wenn sich bei Kassenleiter Gerhard Hettich und seinem Team Kassenbelege sammeln, dann werden diese nicht mehr gelocht und nach Haushaltsstelle und Buchungsnummer abgelegt. Die Belege werden neuerdings in einen leistungsfähigen Scanner eingegeben. Dabei werden die Belege nicht nur abgelichtet, sondern auch automatisch an der richtigen Stelle im virtuellen Kassenschrank abgelegt. Mit seinem virtuellen Aktenschrank erreicht Gerhard Hettich aber nicht nur eine schnellere Ablage und ein schnelleres Auffinden von Dokumenten. Er kann auch zusätzliche Aus-wertungen vornehmen, die mit dem eigentlichen Finanzwesenverfahren so nicht möglich waren. Vor allem kann er den Kollegen, die hierfür berechtigt sind, auch
Lesezugriff auf die Kassenbelege geben, was diesen manch eine Anfrage erspart.

Dies sind nur zwei Beispiele, die Christian Huhn und Gerhard Hettich ihren Kollegen anderer Kommunalverwaltungen aufzeigen konnten. Das Besondere an diesen beiden Beispielen sei, so erklärte Fachbereichsleiter Franz Moser, dass beide Anwen-dungen, und etliche andere auch, mit ein und demselben System machbar sind. Ziel der Stadtverwaltung Schramberg sei es eben gewesen, ein Programm zu finden, das sowohl für die virtuelle Zentralregistratur als auch für spezielle Anforderungen, etwa der virtuellen Aktenführung bei der Kasse, bei der Steuerverwaltung oder bei der Personalverwaltung bis hin zur Inventarisierung von Ausstellungs- und Sammlungs-stücken des Stadtmuseums und zur Adressverwaltung eine gute Lösung bietet. Dadurch, dass sich die Mitarbeiter der Stadt nur mit einem weiteren Verfahren und einer neuen Benutzeroberfläche anfreunden müssen, sei eine höhere Akzeptanz zu erwarten. Zudem biete die von der Stadt inzwischen eingesetzte Software die Möglichkeit, dass sich die Mitarbeiter über die Fachbereiche hinweg leicht die für ihre Arbeit er-forderlichen Informationen abrufen können.

Das überaus große Interesse an der Tagung zeige, so Projektleiter Huhn, dass die Stadt Schramberg einen richtungsweisenden Ansatz gewählt habe. Erstaunlich für ihn war die Zusammensetzung des Zuhörerkreises beim Informationstag in Schramberg. Die Tagung fand nämlich nicht nur bei Vertretern von Kreisgemeinden, kleineren und mittleren Städten Interesse sondern auch bei Stadtkreisen.

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